Nadmiarowe dane zajmują dodatkowe miejsce na dysku i przyczyniają się do problemów z konserwacją. Gdy trzeba zmienić dane istniejące w więcej niż jednym miejscu, dane we wszystkich tych lokalizacjach należy zmienić w dokładnie taki sam sposób. Zmiana adresu klienta jest znacznie łatwiejsza, gdy te dane są przechowywane tylko w tabeli Klienci i nigdzie indziej w bazie danych.

Co to jest „niespójna zależność”? Użytkownik intuicyjnie zagląda do tabeli Klienci, aby sprawdzić adres określonego klienta, ale nie zajrzy tam, aby sprawdzić wynagrodzenie pracownika dzwoniącego do tego klienta. Wynagrodzenie pracownika jest powiązane z pracownikiem (zależne od niego), więc powinno zostać przeniesione do tabeli Pracownicy. Niespójne zależności utrudniają dostęp do danych, ponieważ może brakować ścieżki do odnalezienia danych lub może być ona uszkodzona.

Istnieje kilka reguł normalizacji bazy danych. Każda reguła jest nazywana „postacią normalną”. Jeśli pierwsza reguła jest przestrzegana, o bazie danych mówi się, że jest w pierwszej postaci normalnej. Jeśli pierwsze trzy reguły są przestrzegane, o bazie danych mówi się, że jest w trzeciej postaci normalnej. Chociaż są możliwe inne poziomy normalizacji, trzecia postać normalna jest uważana za najwyższy poziom niezbędny dla większości aplikacji.

Tak jak w przypadku wielu formalnych reguł i specyfikacji, rzeczywiste scenariusze nie zawsze umożliwiają doskonałą zgodność. Normalizacja wymaga zwykle dodatkowych tabel i niektórzy klienci mogą uważać to za niewygodne. W razie decyzji o naruszeniu jednej z trzech pierwszych reguł normalizacji należy upewnić się, że aplikacja przewiduje wszelkie ewentualne problemy, na przykład nadmiarowe dane i niespójne zależności.